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教务管理系统使用情况说明
2017-09-08 15:53  

一、原教务系统存在的不足或问题

(一)原系统严重碎片化

由于原系统是2000年投入使用,使用时间较长形成了较多的功能碎片。

碎片一:原系统中的教学计划子系统因缺乏维护废止,后续开发了一个单独使用的系统,与整个系统脱节;

碎片二:公共基础数据管理与维护、学籍管理及相关功能模块形成的碎片。主要包括公共基础数据模块、学生深知管理、成绩管理、双学位招生、学业成绩预警等功能模块。

碎片三:排课使用一个独立的单机版软件。排一次课,需要各学院秘书、教研室主任手工录入一遍教学实施计划,打印件给教务科再录入一遍到排课软件进行排课。

碎片四:教材管理使用一个后期购置的相对独立的系统。每次征订教材,需要再单独录入一遍学期教学实施计划。

碎片五:评教处于一个相对独立的状态。每次评教,需要组织学生将课表单独重新录入系统一遍。

碎片六:工作量核算使用一个相对独立的系统。

碎片七:专科生没有纳入统一管理,使用一个单独开发的软件。

考务安排子系统基本没使用过。以上这些碎片系统,除了共享了一些公共基础数据如管理账号外,基本上是各自为政,存在诸多问题。

(二)原系统存在的主要问题

1.系统内部模块之间独立不兼容;

2.手工录入等重复劳动多导致效率低下。例如教学实施计划重复录入、评教课表录入、工作量汇总核算难等;

3.数据存在不规范不准确情况,重复录入导致潜在错误多;

4.难以支持大规模开放式选课,无法满足山东省2020年正式实施学分制的要求;

5.安全性存疑。系统账号管理、授权机制较为宽松,无法跟踪账号使用的时间、地点、上网IP等信息,不利于安全监管;

6.无系统管理员等。

二、新教务系统功能

系统管理:权限管理、业务流程管理等。

公共基础数据维护:包括各教学单位、管理部门、专业信息、课程信息、学生班级、教职工信息、教学楼与教室等必需的公共基础数据管理与维护等。

人才培养方案管理:制定人才培养方案、管理学期教学实施计划等。

教务运行管理:制定教学任务书、排课、选课等。

此外还有成绩管理、学籍管理、教学评价、教材征订、辅修管理、实践教学、教学研究管理等功能模块。

与老系统相比较,新系统更加专业化和系统化,细节功能很强大。原系统的一些问题都得到较彻底的解决。

(一)数据规范化。按照教育部、学校的数据编码规则,统一更新了数据信息编码。除了老生的过渡数据外,从2017级新生起,全部数据按新的规则编制。

(二)更加系统化。老系统各自为政、碎片化、重大数据无法共享和互联互通的毛病得到根治。现在各个功能模块使用一套基础数据源,所有教学事务都在一个大系统中流转解决,教学资源得到统一配置和调度。

(三)避免重复劳动,提高了管理工作效率。老系统安排教学任务、征订教材、排课、评教、排考、上级评估等工作基本上都需要重新录入一遍数据,新系统只要人才培养方案录入一次基本就可以一劳永逸解决问题了。

(四)系统更安全。新系统有一套很好的权限管理、安全监管机制。实现了按岗位类别分级授权,对账号登录使用、操作与IP跟踪,信息安全得到保证。

(五)支持大规模开放式选课。这一功能满足山东省要求的在2020年实现学分制管理的要求。

(六)支持实验教学纳入统一排课。本学期的实验课在系统中进行的统一安排。

三、新系统前期投入使用的情况

新系统从2016年11月开始正式启动项目实施。用一个月的时间进行了数据搜集与处理,包括教学单位、管理部门、专业、课程、学生班级、教职工信息、教学楼与教室、教学计划、学生信息等公共基础数据和专门数据。经过采集、校对后转入系统。

组织了2016-2017-2学期、2017-2018-1学期两个学期的教学任务安排、通选课选课等。目前,除了考务管理、实践教学管理、教研管理之外,前面介绍过的新系统业务流程中的其他功能模块都用到了。

2017年上半年,对89个专业(专业方向)培养方案进行了一次全面的校对。同时将2017新版人才培养方案录入系统。完成了一项极为重要的基础工作,为准确开展后续教学运行奠定了坚实基础。以前,人才培养方案管理基本处于不可控状态,随意变更管不了;现在变动需要经过系统审批,实现了教学计划管理正常化。

2017年5月完成了数据迁移。将老系统中在校生的成绩等数据迁移到了新系统。将教务系统和数字山商进行了对接,实现了一站式登录。当然仍可以从教务处主页登录访问。

2017年暑期,教务处要求公司对系统进行了定制化开发和更新。解决了前期使用过程中发现的问题,如通选课成绩单打印更符合实际要求、课表查询和老系统一样、教材征订功能和学校实际运行状态一致等等。

目前,我们将所需的数据已经准备得较为完整、准确,为将来的使用打下了良好的基础。本学期拟从第6周开始安排下学期教学任务,从2017-2018-2学期开始教学组织将进入正常状态。

总之,新教务系统的使用解决了很多长期困扰我校教学管理与教学改革的诸多问题,但由于新系统本身部分功能与学校教学管理需求存在一定的不一致性(需要系统不断调整以适应需求),再加上新系统的熟练操作与使用需要过程、操作流程不清晰等,给我们正常的教学管理、教师教学工作带来了一定的困扰和麻烦,在此深表歉意。敬请各有关教学单位发现问题及时与教务处系统管理员联系解决,下一步教务处会出台简明操作手册,以指导有关操作,保证系统的会用、好用。

                                          教务处          

2017年9月7日      

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